proces komunikowania sie w organizacji

Komunikowanie się jest jednym z najważniejszych procesów wchodzących w skład interakcji społecznych. Obywa się ono na poziomach językowym oraz pozajęzykowym (postawy ciała, gesty, mimika). To proces polegającym na przekazywaniu informacji, który, odpowiednio przeprowadzony, uskutecznia nasze działania, pozwala realizować zamierzone cele oraz spełniać potrzeby. Błędy w komunikacji, pojawiające się w chwili, gdy pod wpływem silnych emocji tuszujemy autentyczne informacje i z naszym ust padają niejednokrotnie nieprzemyślane wypowiedzi, stają się z kolei przyczyną niepowodzeń, frustracji, sporów interpersonalnych, odwracając naszą uwagę od istotnych zadań. Takie sytuacje mogą się zdarzyć w każdym obszarze naszego życia, stąd dotyczą również funkcjonowania w miejscu pracy.

W organizacji pracowniczej przekazywanie informacji jest czynnikiem odgrywającym najważniejsza rolę w działaniach opartych na planowaniu, organizowaniu, motywowaniu i kontroli. Planowanie, leżące u podstaw efektywności pracy zespołu, nie może obyć się bez wymiany informacji wejściowych, będących swoistą bazą do dalszych działań.

Kiedy już poznamy wszelkie niezbędne dane, pozwalające na przystąpienie do działań związanych z organizacją pracy zespołowej, pojawia się potrzeba pozyskania informacji związanych z kwalifikacjami pracowników. Dopiero z ich pomocą osoba zarządzająca będzie w stanie dokonać możliwie najefektywniejszego podziału ról w grupie tak, by realizowane przez pracownika zadania były dostosowane do rodzaju jego kompetencji i poziomu umiejętności. Oczywiście nad jednym i drugim możemy pracować, jeżeli obie strony uznają to za dobre rozwiązanie. Na tym etapie kadra zarządzająca powinna poinformować członków zespołu o swoich oczekiwaniach dotyczących poziomu realizacji rozdysponowanych zadań.

W kwestii motywowania niezbędne jest poznanie pobudek, jakie kierują poszczególnymi członkami zespołu. Zrozumienie pracowników pozwali na odpowiedni dobór czynników motywujących. W procesie motywacyjnym komunikacja odgrywa kluczową rolę nie tylko na etapie rozpoznawczym, często staje się ona także ważnym narzędziem motywacyjnym. Znacząca część motywatorów funkcjonuje w oparciu o komunikację – to pochwała pracownika w obecności zespołu, list gratulacyjny, czy zwyczajne słowa docenienia.

Kontrola także całkowicie podporządkowana jest procesowi komunikacji. Na tym etapie pracownik otrzymuje od przełożonego informację zwrotną dotyczącą zrealizowanego zadania. Nie zapominajmy, że informacja ta będzie miała wpływ na dalszą pracę podwładnego. Zawarta w tejże informacji ocena powinna powstać w oparciu o analizę wszelkich aspektów funkcjonowania pracownika. Wypowiedź obiektywna, pełna szacunku, nawet jeżeli nie będzie pochwałą, potrafi zmotywować pracownika do dalszej wytężonej pracy. Jeżeli zaś informacja zwrotna powstanie pod wpływem negatywnych emocji przełożonego, będzie nieprzemyślana i uwłaczająca godności, pracownik z pewnością straci zapał do dalszych działań.

Komunikowanie się jest trudnym, ale koniecznym procesem. Ważne, by komunikat był racjonalny, nawet jeżeli sytuacja jest trudna i budzi w nas nieprzyjemne emocji, nie warto dać się im ponieść. Przemyślany, pełen szacunku do odbiorcy komunikat z pewnością stwarza dużo większe szanse na naprawę sytuacji. Warto pamiętać, że skuteczność komunikacyjna organizacji pracowniczej przekłada się w sposób bezpośredni na efektywność funkcjonowania firmy.